Plan de continuité d’activité

L’Etat d’urgence sanitaire instauré en raison de l’épidémie du COVID 19, et ses différentes mesures corollaires, notamment la mise en place du confinement de la population, nécessite l’activation d’un plan de continuité d’activité au sein de la commune de Sauviat.

Les objectifs poursuivis sont de pouvoir assurer de façon concomitante : la continuité du service public malgré un risque d’absentéisme lié à l’épidémie, la sécurité des usagers et la sécurité des personnels dans l’exercice de leurs missions.

Ce plan décrit la stratégie de continuité en terme de pilotage (I), met en place une organisation spécifique des ressources humaines (II), identifie les missions et services à maintenir (III), prévoir sa durée et anticipe le retour au fonctionnement normal (IV).

  1. PILOTAGE

Le comité de pilotage a pour mission de : décider de l’activation et de l’adaptation du plan en fonction de l’évolution de la situation, mettre en place les directives de la Préfecture, élaborer des notes d’informations à l’intention du personnel, élaborer les courriers et notes d’affichage à destination de la population.

  • Il est composé :
  • Du Maire, Alain CHASSAGNE (décision),
  • De 2 adjoints au Maire, Rachel BOURNIER  et Geneviève BOUYOUSFI (décisionnaires en cas d’empêchement du Maire)
  • De la secrétaire de mairie (participation à l’élaboration, mise à jour, communication).
  1. RESSOURCES HUMAINES : personnel mobilisé et mesures de sécurité mises en place

Le poste de secrétariat de mairie est composé d’un agent à temps partiel (3,5j/semaine), qui maintient son activité en présentiel. Le télétravail a été installé pour ce poste de secrétaire pour conserver une continuité d’information par messagerie électronique (les élus sont informés en permanence des messages reçus) et en cas d’impossibilité de se rendre sur son lieu de travail. Le poste d’agent technique est composé d’un agent à temps plein, qui maintient son activité en présentiel en respectant les consignes liées au Covid 19. Le poste d’agent technique ménager, qui assure 2 heures hebdomadaires de travail par semaine, est composé d’une personne qui est en autorisation spéciale d’absence du 16 mars au 21 avril 2020.

Les agents exclus du travail en présentiel sont : les agents définis comme sensibles dans le cadre de l’épidémie du coronavirus Covid 19, souffrant d’une des pathologies définies par le Haut Conseil de la Sécurité Publique et les agents avec suspicion d’infection au Covid 19 ou bien encore les agents devant assurer la garde leur(s) enfants pendant la fermeture des écoles (sur présentation d’une attestation sur l’honneur précisant que leur conjoint n’est pas en mesure d’assurer la garde).

Les consignes de distanciation sociale sont appliquées. Une désinfection des locaux est planifiée. Du gel hydroalcoolique est mis à disposition des agents. Le respect des gestes barrières est demandé au personnel.

  1. DEFINITION DES MISSIONS MAINTENUES

Il convient de distinguer les missions principales qui doivent être maintenues même en cas d’absentéisme (a), les missions secondaires, qui peuvent être effectuées en télétravail, mais pourront être suspendues en cas de d’absence de la ou des personnes désignées (b), et les missions qui sont interrompues, en raison de leur incompatibilité avec le dispositif de confinement (c).

  1. Missions principales

Accueil téléphonique (numéro de téléphone d’urgence indiqué dans la messagerie du poste en mairie), état civil (décès, naissances, reconnaissance de paternité conformément aux directives préfectorales), aide sociale vers les personnes fragiles et/ou âgées (mise en place d’un registre, appels téléphoniques, portage de courses et suivi des interventions) police rurale, élaboration et mise en paiement de la paye, fonction juridique (rédaction des actes), sauvegarde informatique, paiement des fournisseurs, émission des titres et facturation, préparation et élaboration des documents budgétaires, dossiers de subventions, maintenance urgente des bâtiments, de l’assainissement (station d’épuration), désinfection des locaux,.

  • Missions secondaires

Urbanisme, maintenance de la voirie, des espaces verts, gestion du patrimoine immobilier, communication du bulletin trimestriel « Info Sauviat ».

  • Missions interrompues

Accueil physique sauf urgence sur rv téléphonique, déplacements éventuels du secrétariat liés à son poste, organisation des instances, évènements, réunions, locations de salles communales, informations touristiques. Le WC public est temporairement fermé durant la période de confinement.

  1. Durée et retour au fonctionnement normal

La durée maximale d’interruption acceptable est liée directement à la durée de l’Etat d’Urgence Sanitaire et des mesures corollaires déterminées par l’Etat.